An educational agency or institution must maintain a record of each request for access to and each disclosure of personally identifiable information from the education records, as defined in PARENT OR ELIGIBLE STUDENT ACCESS TO EDUCATION RECORDS, of each student.99.32(a)(1) 300.614

The educational agency or institution must maintain the record of access with the education records of the student for as long as the records are maintained.

A record of access for disclosure of personally identifiable information to a juvenile service provider as permitted by WHEN CONSENT IS NOT REQUIRED TO DISCLOSE INFORMATION, must be maintained for seven years from the date of disclosure.

For each request or disclosure, the record of access must include:

• The name of the party who requested or received personally identifiable information from the education records;

• The legitimate interests the party had in requesting or obtaining the information—the purpose for which the party is authorized to use the records;

• The date access was given; and

• If an educational agency or institution discloses personally identifiable information from an education record with the understanding authorized under REDISCLOSURE OF INFORMATION, the record of access must include:

  • The names of the additional parties to which the receiving party may disclose the information on behalf of the educational agency or institution; and

  • The legitimate interests, as provided in WHEN CONSENT IS NOT REQUIRED TO DISCLOSE INFORMATION, which each of the additional parties has in requesting or obtaining the information.

The following parties requesting or obtaining access do not have to be entered on the record of access:

• The parent or eligible student;

• A school official whom the agency or institution has determined to have a legitimate educational interest;

• A party with written consent from the parent or eligible student;

• A party seeking directory information; or

• A party seeking or receiving the records as directed by a federal grand jury or other law enforcement subpoena and the issuing court or other issuing agency has ordered that the existence or the contents of the subpoena or the information furnished in response to the subpoena not be disclosed.

The record of access may be inspected by the following parties:

• The parent or eligible student;

• The school official or assistants who are responsible for the custody of the records; and

• For the purposes of auditing the recordkeeping procedures of the educational agency or institution:

  • School officials, including teachers within the agency or institution whom the agency or institution has determined to have legitimate educational interests; and

  • Authorized representatives of the comptroller general of the United States, the attorney general of the United States, the United States secretary of education, or state and local educational authorities.

Contact:
Sarah Wright
(806) 219-0424
Lubbock Independent School District
Central Office East Building
1628 19th St.
Suite 107 East - Special Education Records
Lubbock, Texas 79401

Una agencia o institución educativa debe mantener un registro de cada solicitud de acceso y cada divulgación de información de identificación personal de los registros educativos, tal como se define en PADRE O ELEGIBLE ESTUDIANTE ACCESO A LOS REGISTROS DE EDUCACIÓN, de cada alumno.99.32 (a) (1) 300.614

La agencia o institución educativa debe mantener el registro de acceso con los registros de educación del estudiante durante el tiempo que se mantengan los registros.

Un registro de acceso para la divulgación de información de identificación personal a un proveedor de servicios juvenil según lo permitido CUANDO EL CONSENTIMIENTO NO SE REQUIERE PARA REVELAR INFORMACIÓN, debe mantenerse durante siete años a partir de la fecha de divulgación.

Para cada solicitud o divulgación, el registro de acceso debe incluir:

• El nombre de la parte que solicitó o recibió información de identificación personal de los registros de educación;

• Los intereses legítimos que la parte tenía al solicitar u obtener la información, el propósito para el cual la parte está autorizada a usar los registros;

• La fecha de acceso fue dada; y

• Si una agencia o institución educativa revela información de identificación personal de un registro educativo con el acuerdo autorizado en REVELACIÓN DE INFORMACIÓN,
  El registro de acceso debe incluir:

  • Los nombres de las partes adicionales a las que la parte receptora puede divulgar la información en nombre de la agencia o institución educativa; y

  • Los intereses legítimos, según lo dispuesto en CUANDO EL CONSENTIMIENTO NO SE REQUIERE PARA DIVULGAR INFORMACIÓN, que cada uno de los adicionales Las partes tienen en solicitar u obtener la información.

Las siguientes partes que solicitan u obtienen acceso no tienen que ser ingresadas en el registro de acceso:

• El padre o estudiante elegible;

• Un funcionario escolar a quien la agencia o institución haya determinado tener un interés educativo legítimo;

• Una fiesta con el consentimiento por escrito del padre o estudiante elegible;

• Una fiesta que busca información de directorio; o

• Una parte que busca o recibe los registros como lo indica un gran jurado federal u otra citación de aplicación de la ley y el tribunal u otra agencia emisora ​​ha ordenado que la existencia o el contenido de la citación o la información proporcionada en respuesta a la citación no se divulgue.

El registro de acceso puede ser inspeccionado por las siguientes partes:

• El padre o estudiante elegible;

• El funcionario escolar o asistentes que son responsables de la custodia de los registros; y

• A los fines de auditar los procedimientos de mantenimiento de registros de la agencia o institución educativa:

  • Funcionarios escolares, incluidos los maestros dentro de la agencia o institución a quienes la agencia o institución ha determinado que tienen intereses educativos legítimos; y

  • Representantes autorizados del contralor general de los Estados Unidos, el fiscal general de los Estados Unidos, el secretario de educación de los Estados Unidos o las autoridades educativas estatales y locales.

Contacto:
Sarah Wright
(806) 219-0424
Distrito Escolar Independiente de Lubbock
Edificio central de la oficina este
1628 19th St.
Suite 107 Este - Registros de Educación Especial
Lubbock, Texas 79401